Чтобы высвободить часть человеческих и финансовых ресурсов, сформировать оптимальную стратегию управления и повысить производительность работы, прогрессивные компании возлагают выполнение стандартных процессов рутинных операций на специальное программно-аппаратное или программное обеспечение. Этот процесс носит название автоматизации бизнеса.

1. Зачем современному бизнесу автоматизация

Автоматизация необходима практически любому успешному современному бизнесу. Как определить, нужна ли она конкретной организации? Достаточно ответить на несколько простых вопросов:

1. Сотрудники выполняют скучные рутинные задачи, требующие не интеллектуальных усилий, а постоянного внимания к деталям или отдельным операциям?
2. Ведение бизнеса требует обработки больших объемов информации?
3. В бизнес-процессах выявлены проблемные участки (например, «шумы» в коммуникациях, препятствующие своевременному выполнению поставленных задач, часто повторяющиеся ошибки)?
4. Присутствуют трудоемкие задачи, на решение которых отводятся ограниченные промежутки времени?

Если хотя бы на один вопрос менеджер отвечает положительно, однозначно стоит задуматься об автоматизации бизнеса.

В первую очередь следует понять, какие процессы будут подвергаться автоматизации:

• базовые — непосредственно относящиеся к производственному процессу;  
• оперативные;  
• сервисные — создающие необходимые условия для возможности реализации базовых процессов).

К примеру, для юридической фирмы работа с клиентами и их делами будет являться базовым процессом, тогда как обработка канцелярией внутренней документации, делопроизводство можно отнести к категории сервисных процессов.

Автоматизация базового процесса оказывает прямое влияние на уровень дохода компании, работа с сервисными процессами — только опосредованное, отследить которое и выразить в конкретных цифрах намного сложнее.

Для большинства компаний ключевыми задачами автоматизации бизнеса являются:

1. Ускорение и упорядочивание бизнес-процессов. Четко разграничив полномочия, определив сроки выполнения операций, порядок осуществления коммуникаций, можно добиться максимальной прозрачности процессов и свести к минимуму риски, связанные с человеческим фактором в задачах, требующих участия нескольких сотрудников (в том числе разных структурных подразделений).
2. Экономия. В зависимости от направления автоматизации бизнеса, путем внедрения соответствующего программного (программно-аппаратного) обеспечения можно либо сократить затраты, либо добиться роста производительности труда.
3. Улучшение психологического микроклимата в коллективе. Четкое распределение обязанностей позволяет избежать лишних конфликтов между сотрудниками на почве неопределенности о зонах ответственности.
4. Повышение лояльности клиентов, улучшение репутации компании.

Говоря об эффективности автоматизации, стоит отметить, что нулевой или отрицательный эффект от автоматизации — редкость. Это становится возможным в условиях саботажа со стороны менеджеров, то есть в ситуации, когда после приобретения и внедрения средство автоматизации просто игнорируют, никак не используют в процессе деятельности.

Для каждой компании могут рассматриваться индивидуальные количественные и/или качественные показатели эффективности автоматизации. Планируя внедрение новых программ, рекомендуется заранее уточнить, каких результатов требуется достичь с их помощью. Тогда оценка эффективности будет более точной.

Примеры показателей эффективности автоматизации:

• снижение количества жалоб клиентов;
• снижение стоимости реализации бизнес-процесса;
• снижение трудозатрат;
• сокращение временных промежутков, необходимых для выполнения процесса или операции.

Также для оценки потенциальных затрат на этапе планирования автоматизации не лишним будет рассчитать отношение стоимости процесса к обороту компании. Это позволит избежать лишних затрат на слишком дорогое и не всегда подходящее решение.

2. Успехи автоматизации бизнеса «в лицах»

Цифровизация и автоматизация — тренды современного бизнеса во всём мире. Сложно найти успешную крупную или среднюю компанию, которая полностью игнорирует цифровые решения: у которой нет сайта, или которая не пользуется никаким программным или аппаратным обеспечением в деятельности. Многие предприятия практикуют комплексный подход, параллельно внедряя несколько систем, взаимно дополняющих друг друга.

Из российских компаний, использующих автоматизированные системы зарубежного или отечественного производства, можно отметить:

• Магнитогорский металлургический завод;
• Рязанский нефтеперерабатывающий завод;
• Тюменскую нефтяную компанию;
• Ростелеком;
• Сургутнефтегаз.

Этот перечень далеко не полный. Применение специализированных программ само по себе не является универсальным ключом к успеху, однако оно эффективно помогает справиться с целым комплексом препятствующих динамичному развитию бизнеса факторов.

3. Инструменты автоматизации — популярные и эффективные

Автоматизировать в бизнесе можно практически любой процесс, главное — подобрать для этого правильный инструментарий. Вид автоматизации будет зависеть от того, для работы с какой группой она предназначена:

1. Операционные процессы (относятся к категории базовых). Выбор сервиса связан со спецификой бизнеса. В большинстве случаев это CRM, ERP, САПР, АСУТП.
2. Управляющие процессы. Здесь подойдут CRM, ERP, а также системы управления проектами.
3. Поддерживающие процессы. В данной категории пригодится вездесущая 1С, системы электронного документооборота, конструкторы документов.

С чего начать автоматизацию бизнеса? Ответ на этот вопрос также следует искать в его специфике. Как показывает практика, если ранее сотрудники не сталкивались с автоматизированными системами, внедрять сразу целый комплекс модулей, направленный на охват максимального количества бизнес-процессов, будет сложно. Кроме того, менеджер обязательно столкнется со скрытым или выраженным сопротивлением со стороны сотрудников, так как подобные продукты позволяет упростить процессы после успешной адаптации, но требует дополнительных трудозатрат на этапе внедрения.

Рекомендуется приступать к автоматизации поэтапно, начиная с выделенной группы, постепенно распространяя инструментарий на весь комплекс процессов.

3.1. Эффективные инструменты иностранных разработчиков

Зарубежные компании уже успели представить на рынке целый комплекс сервисов автоматизации, их перечень постоянно пополняется.

В настоящее время наибольшей популярностью пользуются:

1. SAP ERP. Один из мировых лидеров на рынке систем автоматизации. Более 400 тысяч компаний из 180 стран мира успешно пользуются SAP ERP. Это система модулей, позволяющая объединить все процессы компании, оставляя при этом достаточную степень автономности каждому из них. Также есть возможность подключить дополнительные узкоспециализированные модули. Следует учитывать, что это продукт международного уровня, а значит, требует перевода интерфейса и адаптации документооборота.
2. Microsoft Dynamics AX (Axapta). Ещё один комплексный продукт, ориентированный на автоматизацию среднего и крупного бизнеса. Microsoft Dynamics AX (Axapta) отличается гибкостью — подобрать оптимальный комплекс модулей и адаптировать его в том числе для российской компании несложно. Нельзя не отметить, что система имеет русифицированный интерфейс и позволяет вести налоговый и бухгалтерский учет как с учетом международных, так и отечественных требований. Из недостатков пользователи отмечают высокую стоимость лицензии, а также перегруженность функционала некоторых процессов, замедляющую их работу.

3.2. Популярные инструменты российских компаний

Российские разработчики также не обходят вниманием необходимость автоматизации бизнес-процессов. Среди существующих отечественных инструментов можно выделить следующие:

1. Doczilla Pro. Платформа предназначена для автоматизации работы с документацией. Позволяет ускорить подготовку договоров и документов, исключить ошибки и неточности, а значит, заключать большее количество сделок за тот же период времени. К достоинствам платформы можно отнести:

• наличие полнофункционального текстового редактора, дающего пользователю возможность работать с документом как с обычным файлом, не затрачивая лишнее время на обучение и адаптацию;
• возможность самостоятельно создать один интерактивный шаблон вместо нескольких типовых форм,  запретить текст документа к редактированию (в таком случае, можно быть уверенным, что в нужный документ не будут внесены несанкционированные правки);
• возможность согласовывать документы в едином пространстве с клиентами и контрагентами.

2. 1С:ERP Управление предприятием. Система получила широкое распространение как в России, так и в ряде стран СНГ благодаря универсальности. 1С:ERP включает в себя блоки маркетинга, закупок, управления производством, учет расходов, ТОИР, бюджетирование/планирование, управление персоналом. Предприятие может выбрать и внедрить наиболее подходящие блоки. Кроме того, разработчики постоянно обновляют систему, предлагая специальные отраслевые модули, например, для строительства.

3. Галактика ERP. Помимо бухгалтерского и налогового учета, разработанного на основании российского законодательства, функционал системы также включает в себя модули управления логистикой, производством, персоналом и финансами. Заказчик также имеет возможность сформировать ERP-систему для предприятия, выбирая только необходимые модули.

4. 5 «лайфхаков» автоматизации бизнеса

Приступая к процессу внедрения программного обеспечения для автоматизации бизнеса, менеджерам приходится сталкиваться с целым рядом затруднений. Конечно, внедрение принципиально нового подхода к организации бизнес-процессов сопряжено с новыми задачами, на адаптацию которого персоналу нужно время. Однако некоторых трудностей можно избежать, если правильно подойти к вопросам внедрения и воспользоваться следующими «лайфхаками»:

1. Каждой группе задач — свой тип автоматизации. Распространенная ошибка новичков — купить дорогой универсальный инструмент и попытаться применить в специфической отрасли без адаптации. Продукт, даже высококачественный, будет малоэффективен, к примеру, в энергетике, если при разработке он был нацелен на пищевое производство, и наоборот. Также следует учитывать, что инструмент автоматизации нужно применять к той группе процессов, для которой он разработан. Управление проектами — для менеджеров, не для производственного персонала. CRM – для маркетинга и отдела продаж.
2. Стадии принятия автоматизации — бороться или принять. Борьба, торг, принятие — стадии, сопровождающие процесс внедрения в состоявшейся и функционирующей компании. Менеджеру нужно быть готовым к тому, что персонал воспримет идею автоматизировать бизнес-процессы равнодушно (при оптимальном сценарии) или даже будет активно ей противодействовать. На преодоление человеческого фактора уйдет некоторое количество времени. Слишком торопить события не стоит, но и игнорировать откровенный саботаж тоже нельзя.
3. Подбор готового инструмента или разработка собственного. Подбор готового продукта — это более быстрое, дешевое и эффективное решение, чем разработка уникального. На рынке представлено достаточное количество автоматических систем — в том числе комплексных, и выбрать оптимальный вариант не так сложно. Пользоваться готовой системой можно практически сразу же после приобретения лицензии, а на разработку и отладку вновь разработанной могут уйти годы.
4. Быстрый эффект от автоматизации — как посчитать и получить. Автоматизация не даёт мгновенного эффекта. Однако просчитать всё-таки можно. Самый простой способ — отследить в динамике показатель, характеризующий целевой процесс автоматизации. К примеру, если автоматизировано составление договоров в юридической компании, можно сравнить, сколько подобных документов составлялось за промежуток времени (например, месяц) до и после внедрения. Приступать к расчетам в первый же месяц использования нового ПО не стоит (сотрудникам необходимо время на обучение)
5. Автоматизация с нуля — с чего начать. Начать следует с анализа действующих бизнес-процессов и выбора наиболее критичного. Если компания регулярно сталкивается с тем, что сотрудники делают механические ошибки при составлении документов, первым шагом будет внедрение соответствующего конструктора. Задачи постоянно «теряются», исполнителей не найти? Срочно нужна система электронного документооборота.

Заключение

Без автоматизации современной компании обойтись невозможно. Внедрение специального программного обеспечения — шаг на пути оптимизации затрат времени, труда, ресурсов. Главное, вовремя начать использовать оптимальные инструменты для бизнеса.